Zo maak je van thuiswerken een succes

Thuiswerken: veel mensen hebben er al bijna twee jaar mee te maken. Voor het ondernemersplatform van Nationale-Nederlanden interviewden we Sanne Koopman-van Dorp over het succesvolle thuiswerkbeleid van haar werkgever. 

Sommige werkgevers zetten alles op alles om het thuiswerken soepel te laten verlopen. Zoals de Aviation Academy, de luchtvaartopleiding van de Hogeschool van Amsterdam (HvA). We vragen Sanne Koopman-van Dorp naar het geheim van haar organisatie. Hoe ondersteunt zij werknemers bij het thuiswerken? En welke tips kun jij daaruit halen?

Al sinds de allereerste persconferenties verzint Sanne initiatieven om het thuiswerken in coronatijd vol te houden. Ze is marketing-, events- en alumnicoördinator bij de Aviation Academy. Daar werken nog zo’n 100 andere mensen.

“In de eerste thuiswerkweek stuurden mijn leidinggevende en ik alle collega’s een kaart. We wilden ze bedanken voor hun flexibiliteit. Het merendeel van mijn collega’s is docent, dus voor hen was het best even schakelen om binnen een paar dagen alleen nog maar online les te geven.”

Thuiswerken: hoe kan het leuker?

Het blijft niet bij kaarten sturen: al snel worden de eerste evenementen georganiseerd. “Een online bingo, bijvoorbeeld”, vertelt Sanne. “En digitale teamdagen met thema’s als werkgeluk en samenwerking tijdens corona.”

Om de eerste digitale teamdag echt samen te beginnen, bezorgt ze samen met negen anderen bij alle collega’s een ontbijtje thuis. “We hebben heel Nederland gezien: van Schagen tot Ommen.”

Thuis kletsen bij de koffieautomaat

Voor het dagelijkse contact worden twee appgroepen in het leven geroepen. Een serieuze app, voor werkgerelateerde berichten. En een vrijblijvende ‘fun-app’, voor grapjes en persoonlijke appjes.

“In de fun-app vragen collega’s regelmatig of iemand koffie wil drinken in de digitale koffiekamer”, vertelt Sanne. “Dat is een vergadering in Teams die elke werknemer op ieder moment kan starten vanaf zijn thuiswerkplek. Zie het als de vervanging van even kletsen bij de koffieautomaat.”

De initiatieven houden de sfeer erin. En ze hebben nog een belangrijk doel: voorkomen dat collega’s door het thuiswerken vereenzamen. Sanne: “Dat risico ligt vooral op de loer bij onze internationale collega’s die speciaal naar Nederland zijn verhuisd om les te geven. Zij hebben hier nog niet allemaal een sociaal leven opgebouwd.”

Blijven kijken: wat werkt?

Niet alle ideeën werken in de praktijk. Zo blijkt een gezamenlijke dagstart te intensief. Sanne: “Die vergaderingen werkten niet voor iedereen. Zelf heb ik twee jonge kinderen. Ook mij lukte het niet om iedere dag precies om negen uur in te loggen. Nu starten mijn collega’s en ik de dag nog één keer per week samen met een wat langere vergadering.”

Ook zijn Sanne en haar leidinggevende voor de zomervakantie gestopt met het wekelijks sturen van kaarten of presentjes. Sanne: “Als je vrij bent, wil je niet steeds aan je werk herinnerd worden. Daarom maakten we een uitgebreid zomermagazine, dat je kunt lezen als je daar zin in hebt. Hierin staan inspirerende verhalen over ons werk, maar ook grappige weetjes over collega’s waardoor we elkaar beter leren kennen. Zo weet ik nu dat een collega op hoog niveau aan synchroonzwemmen doet.”

Pannenkoeken eten op je thuiswerkplek

Sinds alle werknemers van de Aviation Academy thuiswerken, houdt Sanne nauwkeurig bij wie wanneer jarig is. Ook huwelijken, geboortes en verhuizingen ontsnappen niet aan haar aandacht.

“Ik zorg dat iedereen een kaartje krijgt. Binnenkort ga ik met verlof, maar ik heb alle verjaardagskaarten voor de komende drie maanden al geschreven. Ik hoef ze alleen nog maar te versturen.”

Ook voor studenten is extra aandacht. Voor hen wordt een speciaal e-mailadres in het leven geroepen. “Dat hebben we gedeeld toen we precies een jaar thuiswerkten”, vertelt Sanne. “Studenten kunnen een mailtje sturen als ze zich niet gezien voelen. Of als ze behoefte hebben aan informatie of morele steun. We krijgen veel reacties dat dit enorm wordt gewaardeerd.”

Werknemers krijgen ter ere van het eerste thuiswerkjubileum een pannenkoekenpakket, persoonlijk thuisbezorgd door Sanne en de teamleiders van de opleiding. “We hebben samen digitaal geborreld en pannenkoeken gegeten”, vertelt ze. “Heel gezellig.”

Thuiswerkplek verbeteren

Terwijl Sanne en haar leidinggevende druk zijn met initiatieven speciaal voor de werknemers van de Aviation Academy, wordt er ook door de hogeschool en de faculteit van alles geregeld.

Sanne: “De hogeschool zorgde er bijvoorbeeld voor dat iedereen een goede thuiswerkplek heeft. Met een goede bureaustoel, extra scherm of toetsenbord. Daarnaast kregen we van de faculteit een prachtige bos bloemen. En in december kregen we voor het eerst een kerstpakket.”

Thuiswerkvergoeding

Ook wil de hogeschool haar mensen tegemoetkomen in de extra kosten die ze maken door het thuiswerken. “We mochten onze reiskostenvergoeding de eerste maanden gebruiken als thuiswerkvergoeding”, vertelt Sanne. “Voor koffie of de energierekening.”

Nu de hogeschool weer deels open is, krijgen alle werknemers in plaats van reiskostenvergoeding een NS-Business Card. “Daarnaast krijgen we nog steeds een thuiswerkvergoeding. Maar dan in de vorm van een maandelijkse bijdrage van € 37,50 voor onze internetabonnementen.”

Tips en inspiratie opdoen

Dat de Aviation Academy veel doet voor haar mensen, valt ook de partners van werknemers op. Sanne: “Collega’s zeiden gekscherend: ‘Ik krijg jaloerse opmerkingen: wij doen te veel leuke dingen!’ Daar moest ik om lachen. Mensen gaan toch vergelijken wat verschillende werkgevers doen.”

Sanne laat zich graag inspireren door thuiswerktips en initiatieven van andere werkgevers. Lachend: “Maar de meeste ideeën bedenk ik zelf onder de douche!”

Voorlopig nog thuiswerken

De hogescholen zijn inmiddels weer deels open. Maar voor welkom terug-activiteiten is het volgens Sanne nog te vroeg. “Alle collega’s wordt verzocht alleen naar kantoor te komen als ze daar echt wat te zoeken hebben. Zoals lesgeven. Of als ze het mentaal nodig hebben om een dag op kantoor te zijn.”

Voorlopig blijft het dus bij initiatieven die het thuiswerken leuker maken. En Sanne denkt alvast na over 2022. “Dan bestaat de Aviation Academy tien jaar”, vertelt ze. “Een groot feest plannen zit er nog niet in, maar ik denk na over een hybridevorm om het te vieren: deels offline, deels online.”

3 tips: zo houd je het thuiswerken leuk

1. Stel een thuiswerkcoördinator aan

“Het helpt als één iemand alle initiatieven om het thuiswerken leuk te houden coördineert. Elk team heeft wel een collega die uit zichzelf verjaardagen bijhoudt of graag activiteiten organiseert. En die het leuk vindt om thuiswerkinitiatieven op te pakken.”

2. Let op elkaar

“In een groot team is het soms lastig peilen wat er bij al je werknemers speelt. Zet daarom verschillende collega’s in die elkaar in de gaten houden. En bied elkaar hulp aan.”

3. Toon je waardering

“Elk mens vindt het fijn om waardering te krijgen. Blijf je werknemers daarmee verrassen. Dat hoeft niet veel geld te kosten: een kaartje of een appje is altijd welkom.”